Caracteristicas de una conferencia

Ejemplo de evento de conferencia

Contar con un operador excepcional es tan importante como elegir el proveedor de teleconferencias para eventos adecuado para las necesidades de teleconferencias de gran tamaño de su organización. Las grandes conferencias telefónicas pueden tener entre cientos y miles de asistentes en cualquier parte del mundo. Esto es mucho para que un anfitrión sin experiencia lo maneje por sí mismo, por lo que muchas organizaciones acuden a los servicios de conferencias para realizar el trabajo sin problemas. Estas son las características imprescindibles de un buen operador para realizar grandes conferencias telefónicas a toda prueba:

La asistencia de un operador de conferencias se utiliza habitualmente para las conferencias telefónicas de alto nivel. Por lo tanto, es vital que los operadores den una buena impresión en nombre del anfitrión. Deben tener una capacidad de comunicación verbal eficaz. Saben hablar con claridad y sus acciones transmiten que tienen el control. Exudan confianza, pueden emplear juegos de palabras básicos pero profesionales, así como un discurso preciso e inteligible.

Diversas empresas notables utilizan continuamente las conferencias asistidas por operadora. Lo más sensato es que un operador tenga una buena memoria y aprenda rápidamente los perfiles de varias empresas para las llamadas de grandes eventos. Los operadores también deben ser oyentes atentos con buena retención de conocimientos. Las instrucciones de los distintos clientes no deben confundirse entre sí. Ser complaciente es una amenaza para el éxito de las grandes conferencias telefónicas.

Reunión de la conferencia

Hay una gran variedad de lugares para celebrar conferencias, y la elección del más adecuado puede ser decisiva para su evento, así que, antes de hacer cualquier anuncio, investigue un poco y tenga en cuenta estas importantes características a la hora de hacer su elección.

Ubicación, ubicación, ubicación.  El mantra de los agentes inmobiliarios es uno de los que debería estar en primera línea a la hora de elegir los lugares de celebración de conferencias. Piense detenidamente en la procedencia de sus asistentes y ponentes y en cómo van a llegar al lugar. Es fundamental que el lugar que elija tenga buenas conexiones de transporte, por lo que un acceso fácil a las principales autopistas y enlaces ferroviarios es imprescindible. Dado que el transporte aéreo nacional es cada vez más frecuente, algunos asistentes que vienen de zonas más alejadas del Reino Unido (por no hablar del extranjero) pueden optar por volar, por lo que también es conveniente contar con un aeropuerto cercano con buenas conexiones.

Todos los contras de los mods.  Incluso si se trata de un evento discreto, necesitará algún tipo de tecnología audiovisual. ¿Cuándo fue la última vez que asistió a un evento que no incluyera una presentación de PowerPoint? Los buenos lugares para conferencias tendrán sistemas de altavoces, proyectores digitales, rotafolios y quizás pizarras interactivas. Muchos de los asistentes querrán utilizar ordenadores portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes para tomar notas, así que compruebe también si el lugar de celebración dispone de conexión Wi-Wi.

Qué es una conferencia

La eficiencia de las reuniones es obviamente deseable, ya que una reunión de una hora en la que participan entre 5 y 10 personas se traduce en un día entero de trabajo de inversión de tiempo para la organización. Las cuentas se vuelven aún más difíciles si se trata de una reunión de personal: en un departamento grande, eso significa semanas de tiempo invertido.

Nótese que evito conscientemente decir que el tiempo se “pierde”, porque las reuniones tienen una finalidad (¡o al menos deberían tenerla!). Por otra parte, todos hemos vivido reuniones en las que parecía que no se producía nada de valor -que el tiempo se perdía esencialmente- y eso nos lleva a la frustración y nos hace, una vez más, pronunciar algo así:

La reunión ideal tiene un único y claro propósito. En cuanto se crea un orden del día o un esquema para la reunión, se sabe que el alcance de la misma es demasiado grande. Convoca varias reuniones si hay que discutir varias cosas.

Todos hemos asistido a reuniones en las que la discusión de uno de los temas ha ocupado más tiempo del que permitía el orden del día. Por cierto, esto no es malo, ya que demuestra que el tema evidentemente suscitó varios puntos de vista y los participantes se comprometieron con él. Lo que sí es malo es que el organizador de la reunión acabe con un debate fructífero para poder apurar los demás temas antes de que se acabe el tiempo. Esto no sólo acaba con el ambiente de participación, sino que además no hace justicia a esos temas apresurados. ¿Cuál es el objetivo?

Conferencia y eventos

Cuando se trata de organizar eventos, siempre hay que asegurarse de haberlos planificado meticulosamente. Uno de esos eventos para los que conviene tener suficiente preparación es una conferencia. Conocer las características de una conferencia de éxito puede hacer que sus planes para un evento sean bien recibidos por los asistentes.

Suele haber diferentes tipos de conferencias en función del alcance y los temas. Si le preocupa dar un paso en falso a la hora de organizar una conferencia, le recomendamos que siga leyendo para saber más sobre cómo organizar una de éxito.

Una de las muchas características clave de una conferencia bien ejecutada es la presencia de actividades interactivas. Querrá que su evento se distinga de todos los demás. Con el aumento del nivel de interacción, te aseguras de que todos los invitados, ponentes y participantes sigan participando. Especialmente si el evento va a durar un par de horas.

Los participantes pueden tener diferentes expectativas en cuanto a cómo debe resultar una conferencia concreta. Pueden pensar que debe haber charlas, debates en foros abiertos y cosas por el estilo. Sin embargo, los participantes estarán de acuerdo en que la conferencia debe tener un elemento de novedad o frescura. No todo el mundo tiene la misma capacidad de atención, por lo que animar las cosas es importante para mantener el interés de todos.