Herramientas para la gestión de proyectos

Trello

Las herramientas de planificación de proyectos se definen como una serie de sistemas y metodologías diseñadas para garantizar que los equipos sean capaces de realizar proyectos a corto y largo plazo. Las herramientas de planificación de proyectos incluyen tablas y gráficos diseñados para seguir el progreso, enfoques basados en la repetición para probar y ajustar los procesos diarios, y otras acciones que permiten a las organizaciones gestionar y mejorar proyectos importantes.

Las herramientas de implementación, planificación y ejecución de proyectos que se enumeran a continuación pueden ayudar a su organización a gestionar un proyecto de mejora, a probar varias iteraciones de un proyecto y a realizar un seguimiento satisfactorio de las tareas y componentes de un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Ciclo planificar-hacer-comprobar-actuar (PDCA):  El ciclo PDCA es un modelo de cuatro pasos para llevar a cabo el cambio tanto a pequeña como a gran escala. Este sistema está diseñado para que pueda repetirse una y otra vez con el fin de mejorar continuamente, y permite a las empresas probar y examinar los cambios en sus procesos y sistemas internos.

Proyecto

Hay una gran variedad de técnicas que pueden utilizarse para ayudar a desarrollar ideas y pensamientos en un entorno de gestión de programas o proyectos. Muchas de estas herramientas existen desde hace mucho tiempo y se originaron en ámbitos no relacionados directamente con la GAP.

Un análisis DAFO puede utilizarse para extraer las amenazas y oportunidades a las que se enfrenta un programa o proyecto. Tiene la ventaja de ser rápido de aplicar y de fácil comprensión. El análisis de los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas reúne los resultados del análisis interno de la empresa y del análisis externo del entorno. Las aplicaciones más comunes y beneficiosas del DAFO son la obtención de una mayor comprensión y conocimiento de los competidores y de la posición en el mercado.

Un diagrama RACI se utiliza para describir las funciones y responsabilidades de los participantes en una actividad empresarial o proyecto en términos de producción de resultados predeterminados. RACI es un acrónimo formado por los cuatro roles de participación que son:

Una matriz de partes interesadas se utiliza para asignarlas en función de su importancia e impacto potencial en la actividad del programa o proyecto. Las partes interesadas son los individuos o grupos que se verán afectados por una actividad, programa o proyecto. Pueden ser:

Corporación zoho

Como gestor de proyectos, debe encontrar los procesos y herramientas adecuados para ayudarle a usted y a su equipo a entregar los proyectos dentro de los requisitos especificados. Con las herramientas adecuadas en su lugar, puede centrarse más en la gestión del proyecto y la entrega de productos finales de calidad, y menos en la gestión del proceso.

Hemos reunido las principales herramientas de gestión de proyectos que los gestores de proyectos de éxito utilizan para planificar, seguir y gestionar sus proyectos. También encontrará recursos útiles, mejores prácticas y plantillas para que empiece a utilizar estas herramientas para gestionar su próximo proyecto.

En cualquier proyecto, el tiempo es importante. Pero a medida que aumenta la complejidad, el cumplimiento de los plazos es aún más crítico. Por eso es aún más importante que los gestores de proyectos sean capaces de estimar con precisión el tiempo que llevará una tarea y si hay dependencias para completarla. De ahí surgió la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT).

La PERT suele utilizarse en proyectos puntuales en los que el tiempo es más importante que el coste. El trabajo del PERT se representa en un gráfico o diagrama que proporciona una visión de todas las tareas programadas en la secuencia de un proyecto. Así, los gestores de proyectos pueden analizar el tiempo que se necesitará para realizar cada tarea y, a continuación, pronosticar el calendario general del proyecto.

Planificación de proyectos

Si ha llegado a esta página, probablemente se esté preguntando “¿Qué diablos son las herramientas de gestión de proyectos?”. Empecemos por el principio, y repasemos algunos conceptos erróneos comunes sobre las herramientas de gestión de proyectos en 2020.

Bien, las herramientas de gestión de proyectos son las municiones que los gestores de proyectos necesitan para ayudar a un equipo o a un individuo a organizar su trabajo. Se utilizan para gestionar sus proyectos y tareas de tal manera que logren el éxito.

A pesar de su nombre, estas herramientas son útiles para cualquier parte interesada en el desarrollo del proyecto y no sólo para los gestores del mismo. Son herramientas dinámicas que pueden modificarse completamente para facilitar las necesidades de equipos con diferentes tamaños y objetivos.

En este artículo, conoceremos las herramientas más importantes que los gestores tienen en su arsenal. Se utilizan cuando necesitan planificar o programar las tareas de sus proyectos, identificar las rutas críticas, supervisar el progreso y todas las demás tareas importantes que se necesitan para un ciclo de proyecto sin problemas. Empecemos.