¿cuál es el tiempo de duración de una conferencia?

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Las conferencias sirven para reunir a personas con intereses comunes y debatir cuestiones e ideas relacionadas con un tema concreto. Las conferencias pueden celebrarse sobre casi cualquier tema, tienen muchos tamaños y pueden ser organizadas por cualquier número de organizaciones. Para tener éxito, una conferencia requiere mucho tiempo, planificación y recursos. Esta sección de la caja de herramientas describe qué es una conferencia, por qué y cuándo se puede querer organizar una, quién puede hacerlo y cómo hacerlo con éxito.

Una conferencia es una reunión de personas con un interés o una trayectoria común, con el propósito de que se conozcan y conozcan y discutan cuestiones, ideas y trabajos que se centran en un tema de interés mutuo. Las raíces latinas de la palabra “conferencia” significan, literalmente, “Reunir”. Una conferencia reúne a personas e ideas. En el caso de la salud y el trabajo comunitario, las conferencias suelen tener como objetivo generar o trabajar en la búsqueda de soluciones a los problemas o un cambio social más amplio.

Las conferencias pueden celebrarse en lugares distintos a los lugares de trabajo y los barrios de sus participantes, para que los asistentes puedan centrarse en el tema que se trata sin distracciones. Algunas conferencias se celebran incluso en otra zona del país o del mundo.

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Tiene una reunión importante para sus empleados, pero necesita mantenerlos atentos y comprometidos. Póngase en el lugar de sus empleados. En el fondo, saben que cuanto más dure la reunión, menos tiempo tendrán para trabajar en sus tareas. El mero hecho de pensar en la gestión del tiempo entre las tareas y las reuniones puede provocar sentimientos de ansiedad, lo que hace aún más importante que la reunión sea un éxito. Es difícil prestar atención a esta reunión cuando entran en su mente pensamientos como: “Probablemente no haremos la mayoría de estas cosas” y “Recibiremos un correo electrónico para resumir esta reunión, así que no pasa nada si mi mente se queda en blanco”. Entonces, ¿cuánto debe durar una reunión?

En primer lugar, es importante entender los niveles de compromiso antes de determinar la duración ideal de una reunión. Los estudios demuestran que el nivel de compromiso empieza a disminuir después de 30 minutos. A medida que la reunión se prolonga, la capacidad de atención disminuye rápidamente. No es que la reunión sea aburrida, es sólo una cuestión de cómo funciona nuestro cerebro. Entonces, ¿qué debemos hacer al respecto?

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El personal del juzgado fija una hora para la reunión de conciliación y le enviará una notificación con la fecha y la hora. Suelen tener lugar en una sala de reuniones del juzgado y están cerradas al público. Normalmente, la conferencia durará entre 30 minutos y una hora.

Alrededor de dos tercios de todos los casos de demandas de menor cuantía se resuelven en una conferencia de conciliación, sin llegar a juicio. Es importante estar bien preparado para una conferencia de conciliación. Recuerde que ir a juicio lleva mucho tiempo y es estresante.

En la conferencia de conciliación, usted se sentará en una mesa con un juez y las otras partes. El juez modera la conferencia y probablemente llevará ropa de negocios, en lugar de una toga. El juez dirá unas palabras y pedirá a todas las partes que hagan un breve resumen de sus casos. A continuación, el juez dirigirá a todas las partes en un debate sobre lo que pueden acordar, si es que pueden acordar algo.

El juez de la conferencia de conciliación puede darle una evaluación no vinculante de sus posibilidades en el juicio. Esta evaluación puede ser útil para decidir un acuerdo. El juez también puede sugerir formas de resolver el conflicto sin ir a juicio. El juez de la conferencia de conciliación no será el juez del juicio.

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“Una reunión es un acontecimiento en el que se guardan las actas y se pierden las horas”. Esta breve cita se atribuye a un sabio anónimo, y es muy acertada. La mayoría de las reuniones se prolongan demasiado.

El principal culpable suele ser la tendencia humana a la palabrería. Un segundo culpable, si se cree en la opinión del entrenador de gestión estadounidense Dale Dauten, es que “una reunión se mueve a la velocidad de la mente más lenta de la sala”.

Los cambios en la estructura del lugar de trabajo actual (en el que menos personas realizan más tareas) han hecho que los procesos se basen más en el trabajo en equipo y que los equipos necesiten reuniones para relacionarse y hacer su trabajo. Sin embargo, si las personas acaban contando los paneles de la pared para mantenerse despiertas, es poco probable que vuelvan a sus escritorios motivadas o con energía.

Al cerebro le gustan las raciones en pequeños bocados y hay muchas pruebas de que la concentración y la atención disminuyen rápidamente después de media hora. Desde el inicio hasta los 30 minutos de una reunión, aproximadamente el 84% de las personas siguen atentas. En el minuto 45, el porcentaje se reduce al 64%.

“En igualdad de condiciones, las reuniones deben basarse en lo que la gente pueda soportar de forma razonable, es decir, entre una hora y media y dos horas como máximo”, afirma Kate Mercer, directora de Leaders Lab y autora de A Buzz in the Building: How to Build and Lead a Brilliant Organisation.