¿cómo administrar varios proyectos a la vez?
Asana
Un lector se puso en contacto conmigo para preguntarme cómo gestiono mi lista de tareas de proyectos personales. “Supongo que tienes varios proyectos en marcha al mismo tiempo”, dijo. “Lucho con la forma de gestionar mis tareas relacionadas con los proyectos, más allá de lidiar con la crisis del día”.
Supongamos que tienes tres proyectos en marcha cuyo objetivo general es racionalizar los procesos y deshacerte del papel. Podrías gestionarlos formalmente como un programa, o podrían ser trabajos independientes.
Aunque el objetivo de todos ellos puede ser muy similar, es posible que esos proyectos impliquen trabajar con diferentes productos de software (es decir, diferentes proveedores), diferentes equipos técnicos, diferentes equipos empresariales, diferentes plazos y diferentes ubicaciones.
No pretendo que esto se convierta en un arte (puedes leer mi experiencia sobre cómo aprendí a hacer malabares con varios proyectos), pero aquí tienes algunos consejos que utilizo para gestionar tus tareas, recursos y tiempo en varios proyectos a la vez.
Hay que admitir que a veces lo hago un jueves y luego tengo que apañármelas para hacer las tareas. Y no es una gestión de tareas a largo plazo; sólo te ayuda a mantenerte al tanto de las prioridades semanales, así que también necesitas algo más para el panorama general.
Basecamp
Un lector se puso en contacto conmigo para preguntarme cómo gestiono mi lista de tareas de proyectos personales. “Supongo que tienes varios proyectos en marcha al mismo tiempo”, dijo. “Me cuesta gestionar mis tareas relacionadas con los proyectos, más allá de lidiar con la crisis del día”.
Supongamos que tienes tres proyectos en marcha cuyo objetivo general es racionalizar los procesos y deshacerte del papel. Podrías gestionarlos formalmente como un programa, o podrían ser trabajos independientes.
Aunque el objetivo de todos ellos puede ser muy similar, es posible que esos proyectos impliquen trabajar con diferentes productos de software (es decir, diferentes proveedores), diferentes equipos técnicos, diferentes equipos empresariales, diferentes plazos y diferentes ubicaciones.
No pretendo que esto se convierta en un arte (puedes leer mi experiencia sobre cómo aprendí a hacer malabares con varios proyectos), pero aquí tienes algunos consejos que utilizo para gestionar tus tareas, recursos y tiempo en varios proyectos a la vez.
Hay que admitir que a veces lo hago un jueves y luego tengo que apañármelas para hacer las tareas. Y no es una gestión de tareas a largo plazo; sólo te ayuda a mantenerte al tanto de las prioridades semanales, así que también necesitas algo más para el panorama general.
Desafíos en la gestión de múltiples proyectos
Mis días implican la multitarea y el cambio constante entre las cuentas de los clientes, estar al día con los correos electrónicos, los mensajes de Slack, las notificaciones de las herramientas de gestión de tareas, las tareas y los plazos de los proyectos, y las llamadas telefónicas.
Aunque muchos gestores de proyectos sienten que han dominado el arte de la multitarea, esto no siempre es algo de lo que estar orgulloso. De hecho, la multitarea reduce la productividad. El cerebro humano carece de la capacidad natural de realizar dos tareas a la vez. Como resultado, es más probable que cometa errores u olvide hacer algo.
No puedes empezar un nuevo proyecto sin una planificación adecuada. Bueno, supongo que se podría, pero no lo recomendamos… La planificación de proyectos es realmente el alma de la ejecución y entrega de un proyecto con éxito. También facilita la gestión de múltiples proyectos.
La fase de iniciación o planificación de todos los proyectos implica la realización de varios procesos, como la recopilación de información y especificaciones de las partes interesadas, la estimación y asignación de recursos y la contratación de un equipo de proyecto. Sin embargo, una parte importante consiste en organizar la carga de trabajo en tareas y actividades del proyecto.
Cómo gestionar varios proyectos con plazos competitivos
Esto no es en absoluto sorprendente, ya que ejecutar iniciativas en paralelo tiende a ser más rentable para las organizaciones. Para sobrevivir en el mercado competitivo, seguir siendo rentables y escalar, tienen que excederse y asumir constantemente nuevos compromisos.
Sin embargo, intentar ejecutar demasiados proyectos al mismo tiempo es el segundo mayor reto al que se enfrentan los gestores de proyectos, según Wellingtone. El problema es que las empresas suelen ser demasiado optimistas sobre el volumen de proyectos que pueden asumir.
Así que estamos aquí para mostrarle cómo gestionar múltiples proyectos simultáneamente sin decepcionar a nadie que tenga interés en las iniciativas que usted dirige. Siéntase libre de saltar a la sección que le resulte más interesante:
Para un gestor de proyectos, la mayoría de las veces, la gestión de múltiples proyectos significa un par de cosas: un número abrumador de proyectos, un cambio de uno a otro, un entorno con pocos recursos y una atención dispersa entre múltiples clientes y necesidades, etc. Y lo que es peor, los gestores de proyectos suelen estar expuestos a un trabajo administrativo que consume mucho tiempo, como la interminable replanificación en una hoja de cálculo.
