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La forma de comunicarnos con los demás es algo tan habitual en nosotros que rara vez nos detenemos a pensar en ello. Esto se traslada también a la comunicación empresarial. Las organizaciones, después de todo, no son entidades sin rostro, sino grupos de personas reales.
Y una vez que la comunicación se vuelve poco clara, los sistemas centrales de la empresa corren el riesgo de desmoronarse. Los datos muestran que el 60% de los profesionales de la comunicación interna no miden las comunicaciones internas. Entre las posibles razones está el no saber por dónde empezar, los siguientes pasos o cómo calcular el retorno de la inversión.
La comunicación escrita es excelente para mantener un rastro de papel de las decisiones y acciones realizadas, así como para elaborar estrategias y planes en marcha. Las interacciones verbales permiten la generación instantánea de ideas y un flujo de pensamientos más abierto.
Algunas empresas tienen una sola oficina. Otras tienen oficinas en varias zonas horarias. Otras son totalmente remotas y no tienen una ubicación física (Buffer y Zapier son grandes ejemplos de empresas independientes de la ubicación). Estos son los métodos de comunicación empresarial aplicables a algunos o todos los escenarios anteriores:
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Como líder empresarial, usted sabe que la comunicación es una parte fundamental del éxito de su empresa. Los métodos que utiliza para comunicarse incluyen interacciones personales, conversaciones telefónicas, mensajes de texto y otras formas más tradicionales de correspondencia escrita. Hay diferentes tipos de comunicación empresarial que hay que tener en cuenta y que pueden ajustar su tono o contenido.
Este tipo de comunicación empresarial es cualquier cosa que venga de un subordinado a un gerente o a una persona que esté en la jerarquía de la organización. Los líderes necesitan que la información fluya hacia arriba para tener un verdadero pulso de las operaciones de la empresa. La mayor parte de la comunicación que fluye hacia arriba se basa en formularios sistemáticos, informes, encuestas, plantillas y otros recursos para ayudar a los empleados a proporcionar la información necesaria y completa.
Por ejemplo, un informe de ventas puede incluir el número total de lanzamientos, junto con las ventas reales. También se puede solicitar información, como un resumen de los problemas o los éxitos que la dirección quiere seguir.
Se trata de cualquier tipo de comunicación que provenga de un superior a uno o varios subordinados. La comunicación puede adoptar la forma de una carta, un memorando o una directiva verbal. Los líderes deben mantener una comunicación profesional y clara con los subordinados. Por ejemplo, un memorándum sobre un nuevo procedimiento de operaciones puede implicar requisitos de seguridad y nuevas normas. No debe haber lugar para la interpretación de los requisitos de seguridad; el lenguaje debe explicar de forma concisa lo que debe suceder exactamente.
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Pero a pesar de su importancia, el 57% de las empresas estadounidenses encuestadas no cuentan con especialistas en comunicación interna y el 60% de los profesionales de la empresa afirman que no miden los resultados de su comunicación interna.
Un informe de Economist Intelligence Unit señala el motivo: Esto puede atribuirse en gran medida a que los empleados citan el estrés añadido (52%), el retraso o el fracaso en la finalización de un proyecto (44%) y la baja moral (31%) como resultado de una mala comunicación.
Para mejorar estos resultados, los directivos de las empresas deben esforzarse por comprender plenamente los cuatro tipos principales de comunicación empresarial. A continuación profundizamos en ellos y en cómo su aplicación efectiva puede tener un impacto positivo tanto en los equipos internos como en las relaciones externas clave.
En términos generales, los cuatro tipos principales de comunicación empresarial son: ascendente, descendente, lateral y externa. No existe una forma “correcta” de comunicar dentro de una organización. Sin embargo, considerar cuidadosamente los pros y los contras de cada tipo le ayudará a determinar qué estrategias son las mejores para su equipo/organización, y también si sería mejor emplear varios tipos de comunicación.
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Los comunicadores empresariales de hoy en día tienen la suerte de disponer de una amplia gama de herramientas de comunicación para comunicarse con el público tanto interno como externo. Esa es la buena noticia. La noticia menos buena es que cuantas más opciones hay, más difícil puede ser elegir las opciones adecuadas para los públicos adecuados. La clave está en entender al público y luego elegir una combinación de herramientas para transmitir el mensaje de forma eficaz.
Nada supera la comunicación cara a cara y la tecnología nunca la sustituirá. Los empleados prefieren recibir información de sus supervisores directos y en entornos individuales. Evidentemente, esto puede ser difícil de hacer en algunos entornos: las empresas globales, por ejemplo. En estos casos, la tecnología puede utilizarse para aproximarse a la experiencia cara a cara con el uso de cámaras web y videoconferencias.
Los medios impresos siguen siendo un pilar en muchas organizaciones y se utilizan ampliamente para distribuir todo tipo de información, desde memorandos hasta informes, boletines y otros documentos. La impresión puede utilizarse eficazmente para compartir información con un amplio abanico de personas en múltiples lugares y permite incluir texto, gráficos y fotografías. El inconveniente, sin embargo, es el coste y el tiempo de producción.
