¿cómo se puede optimizar un proceso?

técnicas de optimización de procesos

La mayoría de las empresas comprenden la importancia de contar con procesos empresariales coherentes, eficientes y escalables, pero no saben cuál es la mejor manera de conseguirlo. La optimización de los procesos empresariales es una forma de que las empresas eliminen las ineficiencias y reduzcan los costes, un enfoque estratégico que altera la forma en que una organización lleva a cabo sus negocios y gestiona las operaciones para producir mejores resultados y mayores beneficios.

El primer paso hacia la excelencia operativa en la fabricación es un análisis exhaustivo y la comprensión de sus procesos y procedimientos empresariales, seguidos de recomendaciones y de la aplicación de soluciones específicamente adaptadas a sus requisitos exclusivos y a las mejores prácticas del sector de la fabricación. Para hacerlo de forma sistemática, eficiente y eficaz, es importante realizar un análisis completo de los sistemas empresariales y evaluar los puntos fuertes y débiles de su empresa en los siguientes aspectos:

La optimización de los procesos empresariales comienza con el desarrollo de un objetivo para cada actividad empresarial y, a continuación, el diseño o rediseño de un proceso para abordarlo específicamente. Además de establecer los objetivos, las partes interesadas de la empresa deben crear normas de funcionamiento e identificar posibles cuellos de botella. Si se eliminan estos cuellos de botella previstos en una fase temprana del diseño del proceso empresarial, se puede mejorar el flujo de trabajo y eliminar las sorpresas al aplicar el proceso.

optimización de procesos una estadística

¿Qué hace a un buen gestor de proyectos? La respuesta no es alguien que da con una solución perfecta y luego pasa a algo nuevo. De hecho, el mejor gestor de proyectos se esforzará constantemente por mejorar sus flujos de trabajo empresariales existentes y crear una cultura de mejora continua y optimización de procesos.

Como señala Harvard Business Review, el campo de la gestión de proyectos ha visto muchas iniciativas de mejora en los últimos 20 años. Entre ellas, la introducción de metodologías de gestión de proyectos como Agile, Lean y Six Sigma. La gestión ágil de proyectos es un excelente ejemplo de cómo un proceso puede ajustarse para adaptarse a un estilo de trabajo más flexible. Esta disposición a adaptarse y aprovechar enfoques alternativos es clave para una optimización eficaz.

Un ejemplo cotidiano de optimización podría ser el de un representante de ventas que planea un viaje al extranjero para reunirse con un cliente importante. Antes de partir, podría organizar una reunión con otros clientes en el mismo viaje, o incluso investigar nuevas oportunidades de venta en la zona. Esto significa que están aprovechando al máximo su propio tiempo. También se reducen los gastos de la empresa, que pueden incluir el billete de avión, el alojamiento y las comidas.

qué es la optimización de los procesos empresariales

Estos procesos están diseñados para agilizar las actividades individuales y ayudar a las empresas a gestionar los recursos. Pero los nuevos objetivos de la organización y los cambios en el mercado pueden hacer que los procesos establecidos se vuelvan ineficientes.

Pero los procesos existentes pueden volverse ineficientes con el tiempo a medida que se revisan las políticas y se añaden nuevos servicios. Seguir haciendo las cosas de la misma manera sólo afectará a la productividad y desperdiciará valiosos recursos.

Hay innumerables formas de mejorar un proceso empresarial, desde eliminar redundancias hasta añadir nuevos pasos o recurrir a la automatización. Un solo cambio en un proceso existente puede tener un impacto positivo en su cuenta de resultados.

Una forma de optimizar y automatizar el proceso de pedidos de compra es utilizar un software de automatización del flujo de trabajo. Los pedidos de compra se dirigen automáticamente a los aprobadores adecuados, lo que reduce los tiempos de los ciclos y acelera las adquisiciones.

Por ejemplo, un empleado puede enviar una solicitud de gastos directamente al departamento de finanzas sin obtener primero la aprobación de su jefe. Esto puede retrasar los reembolsos, ya que el empleado tendría que volver a presentar su solicitud y seguir los pasos adecuados.

optimización y mejora de procesos

Utilizamos diversas herramientas de Lean Management, pero no nos limitamos a este método. El nuevo proceso implica una primera ejecución en un entorno de prueba antes de que el producto salga a la luz. Tras varios meses, se vuelve a medir el rendimiento del proceso y se realizan los ajustes finales. Junto con usted, los nuevos procedimientos se implantan en el taller, en la oficina y en las salas de reuniones. Somos expertos en la gestión del cambio y aplicaremos los nuevos procesos sin sorpresas.

A menudo es una tarea difícil determinar por qué un proceso no funciona. ¿Cuáles son los verdaderos obstáculos para un rendimiento óptimo? Muchos proyectos de mejora se estancan al cabo del tiempo porque no tienen en cuenta el componente humano; que el proceso está hecho para las personas. Con nuestra gestión del cambio construimos procesos que se adaptan a las personas. Sólo entonces se consigue la sostenibilidad.