Elementos de una conferencia
Hoja de trabajo para la planificación de conferencias
Una conferencia se entiende generalmente como una reunión de varias personas para debatir un tema concreto. A menudo se confunde con una convención, un coloquio o un simposio. Aunque una conferencia difiere de las otras en cuanto a tamaño y finalidad, el término puede utilizarse para abarcar el concepto general. Una convención es más grande que una conferencia; es una reunión de delegados que representan a varios grupos.
La mayoría de las conferencias tienen uno o varios ponentes que pronuncian el discurso principal. Son habituales en las conferencias académicas y empresariales. Los ponentes elegidos son personalidades eminentes en el campo correspondiente y su presencia pretende atraer a más gente a la conferencia. Hay varios tipos de conferencias:
Para que una conferencia se desarrolle sin problemas, hay que planificarla meticulosamente con mucha antelación. Hay que cubrir todos los aspectos importantes de la conferencia, por lo que es mejor mantener una lista de control. Siempre es obligatorio contar con un plan de reserva para hacer frente a las emergencias. La planificación funciona mejor cuando las personas del comité de planificación y administración tienen asignadas funciones y responsabilidades claras.
Organización de seminarios y conferencias pdf
Hemos preparado esta guía de alto nivel sobre cómo organizar una conferencia. Le guiará a través de los principales pasos que hay que dar y le remitirá a valiosas herramientas y artículos que le facilitarán el trabajo. Los pasos no son estrictamente cronológicos -puede que empieces a contactar con posibles ponentes antes de haber conseguido un lugar de celebración-, pero te dan una idea aproximada de en qué debes centrarte primero.
El tema es algo más que un grito de guerra para todos los participantes; también servirá de guía para la marca y la promoción, desde el diseño de un logotipo hasta la creación de hashtags en las redes sociales y la impresión de carteles, folletos y otros materiales.
Si no es así, tendrás que salir a buscar patrocinadores u organizar actividades de recaudación de fondos. Lo más importante es tener en cuenta que los patrocinadores y sus valores deben estar en consonancia con el tema de tu conferencia. (¿Querrías que McDonald’s patrocinara tu conferencia “Pongámonos en forma”?).
También hay que averiguar la duración de la conferencia. El consenso del sector sugiere que una conferencia con unos 300 participantes requiere dos días completos. Las conferencias de mayor envergadura y profundidad pueden durar aún más.
Lista de comprobación para la planificación de una conferencia
Geoff Beers es un antiguo experto de The Balance Small Business. Es un profesional del marketing con experiencia en la organización y coordinación de eventos a gran escala para reuniones corporativas y funciones académicas.
Organizar una conferencia desde el principio requiere una enorme cantidad de previsión y recopilación de datos. Todo el proceso puede durar un par de años, dependiendo del tamaño del grupo, pero es posible lanzar una conferencia con éxito en un solo año si se pueden tomar decisiones rápidas.
La realidad de la planificación de una conferencia es que, sin ninguna experiencia, se puede perder mucho tiempo dándole vueltas a cada pequeño detalle mientras se pasan por alto cuestiones más importantes. Para simplificar el proceso a los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes, a la vez que le proporcionamos enlaces a nuestros recorridos más detallados sobre cada tema en particular. El resultado es una guía de planificación de conferencias que le ayudará a empezar con una plantilla sólida.
Todo evento comienza con una visión, pero tendrá que transformar su visión en palabras y números para poder medir los costes y tomar decisiones de planificación con conocimiento de causa. En primer lugar, hay que empezar con los aspectos básicos de la planificación del evento, como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
Cómo organizar una conferencia académica
Los organizadores de eventos deben tener en cuenta muchos elementos de una conferencia. Las fechas, la comida, los ponentes, el contenido, los cordones, etc. Pero hay un componente que representa por sí solo el 50% del éxito de un evento.
Uno de mis lugares favoritos es The Factory en Franklin, TN. Este antiguo edificio de ladrillo y acero cuenta con interesantes boutiques, algunos restaurantes y algunos de los mejores pasteles que se pueden comer. La Fábrica está llena de encanto rústico y una rica historia creativa que te atrae.
Mi visión para Tribe Conference es diseñar un espacio creativo en el que la gente se sienta inspirada. Según mi experiencia, las salas de reuniones de los hoteles no favorecen la creatividad. Comprendo la conveniencia para los asistentes y los organizadores, pero el espacio tiene que estimular algo dentro de ti.
